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Papierloser Arbeitsalltag – wie soll das gehen?

Täglich lesen wir online Artikel über Digitalisierung. Die Digitalisierung verändert dies, das und jenes. Wie das Wort eigentlich schon aussagt – unsere Welt von heute ist digital. Doch wirft man dann einen Blick in die modernen Büros von heute, dann sieht man eine Sache in nahezu allen Fällen: einen Drucker. Dabei sollte doch die Digitalisierung längst dafür gesorgt haben, dass alles digital ist, oder etwa nicht? Ein komplett papierloser Arbeitsalltag existiert allerdings noch in den wenigsten Büros. Wie Sie diesen auch in Ihrem Office einführen können und was es dazu braucht, verraten wir Ihnen in diesem Artikel.

Ein papierloser Arbeitsalltag – der Ordnung und Umwelt zu Liebe

Ein papierloser Arbeitsalltag hat viele Vorteile. Die zwei erwähnenswerten sind zum einen die Förderung von Nachhaltigkeit und der Schutz der Umwelt sowie die Übersichtlichkeit und Ordnung im Büro. In Bezug auf die Umwelt gehen die Meinungen zwar auseinander, aber wenn man sich hier mal die Fakten ansieht: pro Kopf werden pro Jahr rund 250 kg Papier verbraucht. Auch wenn Umweltschutz viel umfassender ist und jeder nicht nur auf den Papierkonsum, sondern auch auf viele andere Dinge achten sollte, so ist die Reduktion von Papier im Arbeitsalltag auf jeden Fall ein Anfang. Das Thema Ordnung ist hier ein ganz anderes: ist es für Sie nicht auch verlockend, alle Dokumente – egal wie wichtig – an einem zentralen Ort zu verwalten, nicht lange suchen zu müssen und jederzeit und von überall aus Zugriff darauf zu haben?

Nachhaltigkeit vorleben

Nachhaltigkeit und ein bewusster Umgang mit natürlichen Beständen sind wichtige Faktoren, wenn es um das Thema papierloser Arbeitsalltag geht. Hierbei ist an die Knappheit der Ressourcen und der Aspekt des Klimawandels zu denken. Die schonende Handhabung mit Papier sollte in diesem Zusammenhang als Standard angesehen werden. Darüber hinaus bietet ein papierloser Arbeitsalltag einen weiteren, wichtigen Mehrwert: Effizienz im Arbeitsalltag. Um als Unternehmen wettbewerbsfähig zu bleiben, ist es sinnvoll, sich mit dem Thema papierloser Arbeitsalltag auseinander zu setzen. Die Prozesse können beschleunigt werden, die Verfügbarkeit von Informationen wird optimiert, es bleibt mehr Zeit für das Kerngeschäft und gleichzeitig leben Sie mit Ihrem Unternehmen Nachhaltigkeit vor.

Wie kann ein papierloser Arbeitsalltag langfristig umgesetzt werden?

Sie sind interessiert daran, Ihr Büro papierlos zu gestalten? Der papierlose Arbeitsalltag scheint für Sie und Ihre Mitarbeiter langfristig sinnvoll? Dann schmeißen Sie nicht gleich den Drucker auf den Müll, sondern versuchen den papierlosen Arbeitsalltag langsam innerhalb Ihres Unternehmens zu integrieren. Hierfür gibt es einige wichtige Tipps, die Sie bei der Umsetzung berücksichtigen sollten.

Tipps für die Umsetzung des papierlosen Büros:

  • Digitalisierung von vorhandenen Papieren, mit Ausnahme von Unterlagen und Urkunden, die im Original vorliegen müssen
  • schaffen Sie das Bewusstsein für den papierlosen Arbeitsalltag in Ihrem Unternehmen und bei Ihren Angestellten, heben Sie hierfür die Vorteile klar hervor
  • organisieren Sie sich digital, sowohl in Bezug auf Schichtpläne, Urlaubszeiten, Verfügbarkeiten und Abläufe innerhalb des Unternehmens
  • die digitale Ordnung sollte von Beginn an angewendet werden: eine sinnvolle Ordnerstruktur ist hierfür unverzichtbar und ein Dokumentenmanagementsystem sehr empfehlenswert
  • digitales Recruiting und Bewerbermanagement für Ihre Personalabteilung
  • Softwarelösungen für branchenspezifische Themen und auch für die Lohnabrechnungen
  • Schutz vor Datenverlust durch Cloud Speicher und Server Hosting
  • digitale Kommunikation, auch mit Ihren Kunden: versenden Sie Rechnungen und Mahnungen einfach digital

Sie können schon morgen beginnen

In vielen Unternehmen werden die Vorbereitungen mit großer Wahrscheinlichkeit sogar schon gegeben sein. Wenn die Grundlagen schon vorhanden sind, dann ist die Umsetzung letztendlich an dieser Stelle umso einfacher. Beginnen Sie damit, ein entsprechendes Bewusstsein innerhalb Ihrer Organisation zu schaffen. Ist das Bewusstsein vorhanden, so können leicht die Prozesse umgestellt werden. Vielleicht haben Ihre Mitarbeiter sogar auch bereits Ideen gesammelt, wie ein papierloser Arbeitsalltag sich langfristig innerhalb Ihres Unternehmens umsetzen lässt.

Titelbild: Adobe Stock; detailblick-foto

21. Mai 2019|SalesLife|