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Der Bewerbungsprozess: Infos zu Ablauf und Dauer

Wer noch am Anfang seiner Jobsuche steht oder sich generell zum ersten Mal bewerben muss, dem ist der Bewerbungsprozess noch unvertraut und er startet meist voller Zuversicht. Kaum jemand, der es nicht kennt – das Herzklopfen, wenn man auf Versenden drückt und die Bewerbungsunterlagen auf dem Weg zum Personalverantwortlichen sind. Und der? Öffnet doch sicher umgehend die E-Mail, sieht sich die Bewerbungsunterlagen an und sendet innerhalb eines Tages eine Antwort, oder? Naja – nicht ganz. Oder doch nur in ganz ganz seltenen Ausnahmefällen. Und das ist nur ein Moment, in dem Wunsch und Wirklichkeit auseinanderklaffen.

Kein Wunder, dass bei vielen Bewerbern die erste Ernüchterung und auch Enttäuschung nicht lange auf sich warten lassen. Wir zeigen daher im Überblick, wie der Bewerbungsprozess im Einzelnen abläuft.

Bewerbung abgesendet – Der Bewerbungsprozess beginnt

Der Bewerber hat seine Bewerbung versendet – und nun? Im Optimalfall hat das Unternehmen eine automatische Antwort eingestellt (oft bei größeren Unternehmen der Fall), die dem Bewerber signalisiert: Die Bewerbung ist angekommen, die Durchsicht nimmt soundsoviele Tage in Anspruch, eine Antwort erfolgt spätestens bis …. Das ist allerdings nicht unbedingt die Regel.

Zuweilen bleiben Unternehmen Kandidaten die Eingangsbestätigung schuldig. Dies sollte man allerdings nicht persönlich nehmen, sondern dem Arbeitsaufwand des Personalers zuschreiben.

Was passiert nun mit der Bewerbung?

In der Regel werden eingegangene Bewerbungen nicht sofort gesichtet, häufig werden sie über einen Tag oder auch eine Woche (von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich) gesammelt – entweder in einem digitalen Ordner oder ausgedruckt.

Oft erst dann, wenn eine bestimmte Menge an Bewerbungen eingegangen ist, nimmt sich der Personalverantwortliche des Stapels an – und sortiert rigoros aus.

Das erste Aussortieren

Ganz klar: Wenn 20 oder sogar 100 oder noch mehr Bewerbungen auf dem Tisch liegen, bleibt dem Personaler nichts anderes übrig, als auszusortieren. Und zwar unter Zeitdruck, was bedeutet, dass vermeintliche Kleinigkeiten dazu führen können, dass eine Bewerbung auf dem Absagestapel landet.

Dazu gehören etwa unvollständige Unterlagen, falsche Anrede, Rechtschreibfehler, seitenlange Anschreiben, unrealistische Gehaltsvorstellungen, ungeklärte Lücken im Lebenslauf, um nur einige zu nennen.

Es mag hart klingen, doch die Entscheidung für oder gegen einen Bewerber wird im ersten Durchlauf innerhalb kürzester Zeit getroffen, denn die Stelle kann letztlich nur mit einem Kandidaten besetzt werden. Ein Grund mehr, darauf zu achten, dass die Unterlagen vollständig sind und in Form und Inhalt nicht nur auf den ersten Blick überzeugen.

Der genaue Blick

Die Bewerbungen, die übrig bleiben, werden nun einer genaueren Prüfung unterzogen. Passt der Kandidat auf die Stelle und bringt die erforderlichen Qualifikationen mit? Und: kann er dies auch im Anschreiben verdeutlichen? Überzeugt der Bewerber mit seiner Darstellung der Motivation für genau diese Position in diesem Unternehmen?

In diesem Schritt werden meist erneut Bewerbungen aussortiert, bis nur noch wenige übrig bleiben. Das ist natürlich immer abhängig von der Bewerberzahl insgesamt. Bei 100 Bewerbungen sind jetzt vielleicht noch 15 in der engeren Wahl, bei 20 werden etwa noch 5 übrig sein.

Wer wird eingeladen?

Bei der Entscheidung, wer zum Bewerbungsgespräch eingeladen wird und wer nicht, wird häufig der direkte Vorgesetzte oder auch der Geschäftsführer hinzugezogen, der genau weiß, welche Anforderungen ein Kandidat erfüllen muss, bzw. einschätzen kann, ob jemand ins Team passt oder nicht.

In diesem Schritt werden meist nochmals Kandidaten aussortiert, denn nur einige wenige erhalten letztendlich eine Einladung zum Vorstellungsgespräch. Bis es soweit ist, können oft Wochen, in selteneren Fällen sogar Monate ins Land gehen. Und es erklärt, warum der Bewerbungsprozess so lange dauert.

Absage oder Einladung?

Ist der Prozess des Aussortierens abgeschlossen, erhält der Kandidat entweder eine (meist standardisierte) Absage oder eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch. Manchmal kann es auch sein, dass das Unternehmen die Unterlagen für eine andere passendere Stelle aufbewahren will. In dem Fall ist der Grund für die Absage schon mal nicht in groben Formfehlern zu suchen.

Eine weitere Möglichkeit ist, dass das Unternehmen vor einem persönlichen Gespräch zunächst telefonische Interviews vereinbart – oder ein Assessment-Center durchgeführt.

Nach dem ersten Vorstellungsgespräch

Der Ablauf nach dem Vorstellungsgespräch kann nochmals etwas Geduld vom Bewerber fordern. Vor allem dann, wenn man einer der ersten Kandidaten war, der einen Termin im Unternehmen hatte. Denn je nachdem, wie viele Bewerber insgesamt eingeladen wurden und wie die Termine gelegt wurden, kann noch einmal etwas Zeit ins Land gehen.

In einigen Fällen wird noch ein zweites Vorstellungsgespräch mit den vielversprechendsten Bewerbern vereinbart. In der Regel wird die Entscheidung in Absprache zwischen dem Personalverantwortlichen, dem zukünftigen Vorgesetzen sowie dem Abteilungsleiter oder auch dem Geschäftsführer getroffen.

Der Arbeitsvertrag

Sind sich alle einig, erhält der Bewerber meist einen Anruf mit der Zusage und im nächsten Schritt meist per Post den ersten Entwurf des Arbeitsvertrages mit der Bitte, sich diesen in Ruhe durchzulesen und eventuell auftretende Fragen zu notieren, um diese vor der Unterzeichnung klären zu können.

27.10.2015

Bild: Hitchster | flickr.com | CC by 2.0 | Ausschnitt

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