Abwesenheitsnotiz im Vertrieb professionell gestalten

Der Urlaub ist geplant, die Koffer sind gepackt, auf den ersten Blick ist alles vorbereitet. Doch stimmt das auch wirklich? Jeder Vertriebler sollte kurz vor dem Urlaubsantritt wohl noch einmal den einen oder anderen Gedanken an den eigenen Arbeitsplatz verschwenden. Ist eine Urlaubsübergabe gemacht? Werden wichtige Aufgaben von Kollegen übernommen? Ist eine Abwesenheitsnotiz erstellt, die auf eingehende E-Mails automatisch versendet wird? Gerade letzteres gerät gerne einmal in Vergesseheit oder erfolgt eben schnell im letzten Moment. Aber eine korrekte Abwesenheitsnotiz im Vertrieb gehört einfach dazu, wenn man Kunden und Geschäftspartner nicht verprellen will.

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Warum ist die Abwesenheitsnotiz im Vertrieb so wichtig?

Die Abwesenheitsnotiz im Vertrieb sollte ein essenzieller Teil der Vorbereitung sein, wenn der eigene Urlaub vor der Tür steht. Zwar ist es ohnehin angezeigt, die eigene Abwesenheit bei Kunden bereits im Vorfeld anzukündigen. Schließlich möchte man diese auch während seiner Auszeit gut aufgehoben wissen. Sie sollten einen alternativen Ansprechpartner zur Verfügung haben. Dadurch wird deutlich, dass das Unternehmen die Kunden auch professionell betreut, wenn Mitarbeiter im Urlaub sind. Trotz einer solchen Ankündigung darf die Abwesenheitsnotiz aber nicht fehlen. Denn was ist, wenn man Kunden nicht erreicht, um sie zu informieren oder diese vergessen haben, dass man grad nicht da ist? Außerdem muss man ja immer damit rechnen, dass zwischenzeitlich neue Anfragen per E-Mail eingehen.

Der ideale Aufbau einer Abwesenheitsnotiz

Ein »Ich bin dann mal weg!« klingt erst einmal lustig, hinterlässt allerdings in den seltensten Fällen bei Kunden einen professionellen Eindruck. Daher ist etwas mehr Sorgfalt bei der Formulierung durchaus angebracht. Eine gute Abwesenheitsnotiz folgt einem bestimmten Aufbau und klärt alle relevanten Fragen. Es gibt fünf wesentliche Punkte, die man für die professionelle Abwesenheitsnotiz im Vertrieb im Blick haben muss:

1. Betreff
Schon im Betreff sollte deutlich werden, dass der Ansprechpartner im Urlaub ist. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, das Thema Abwesenheit hier bereits zu erwähnen. Darüber hinaus empfiehlt es sich, noch Formulierungen wie »Vielen Dank« oder »Ich bitte um ein wenig Geduld« einzubringen, damit die automatische Antwortmail beim Kunden nicht im Spamordner landet.

2. Anrede
Es ist technisch möglich, die Anrede zu personalisieren, sodass der Empfänger der Abwesenheitsnotiz sich abgeholt fühlt. Ob die Anrede eher persönlich oder allgemein gehalten sein sollte, hängt dabei sicher auch von der eigenen Branche und vom Kundenstamm ab.

3. Zeitraum der Abwesenheit
Der wichtigste Bestandteil der Abwesenheitsnotiz: der Zeitraum der eigenen Abwesenheit. Dieser muss richtig und deutlich kommuniziert werden. Das genaue Datum, ab dem man wieder erreichbar ist, darf an dieser Stelle nicht fehlen.

4. Vertretung oder Alternative
Einerseits kann man in der automatischen Antwortmail darauf hinweisen, dass die Mails während der Abwesenheit weitergeleitet werden und sich Kollege XY um die Anfrage kümmern wird. Gibt es einen solchen Ansprechpartner, so sollte dieser in der Abwesenheitsnotiz namentlich mit Kontaktdaten genannt werden. Andererseits besteht die Möglichkeit, Mails nicht automatisch weiterzuleiten. In diesem Fall muss die Abwesenheitsnotiz diese Information enthalten und ebenfalls eine Kontaktalternative anbieten. Wenn das keine konkrete Person ist, sollte zumindest eine allgemeine Rufnummer und / oder Mailadresse hinterlegt sein.

5. Übersetzung
Für Unternehmen mit internationalen Kunden sollte die Abwesenheitsnotiz unbedingt auch in englischer Sprache vorliegen. Je nach Branche und vor allem Kundengruppen kann es Sinn machen, die Abwesenheitsnotiz zusätzlich in weiteren Sprachen anzufertigen.

Weitere Dos & Don’ts bei der Abwesenheitsnotiz im Vertrieb

Neben den inhaltlichen Angaben und der richtigen Formulierung sollte die Abwesenheitsnotiz auf Herz und Nieren geprüft werden, bevor es in den Urlaub geht. Denn noch ein paar andere Punkte sind wichtig, damit die Abwesenheitsnotiz wirklich professionell wirkt:

  • Rechtschreibung: Eine fehlerfreie Schreibweise bei der Abwesenheitsnotiz ist das A und O, wenn es um Professionalität geht.
  • Rückkehrdatum: Es ist beliebt, das Rückkehrdatum auf ein bis zwei Tage nach Urlaubsende zu legen, um dadurch Zeit zum Lesen der angelaufenen E-Mails zu gewinnen. Allerdings kann das auch nach hinten losgehen. Wer laut Abwesenheitsnotiz noch im Urlaub ist und dann aber ans Telefon geht, wirkt auf Kunden schnell unseriös.
  • Signatur: Bei der Abwesenheitsnotiz sollte die gewohnte Signatur unter dem vorgefertigten Text nicht fehlen und im richtigen Format dargestellt sein.
  • Testlauf: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Ob alles wie erhofft funktioniert, alle Einstellungen korrekt sind und auch die Technik mitspielt, findet man am besten heraus, indem man eine Testmail verschickt.

Formulierungs-Tipp für die Abwesenheitsnotiz

Eine Abwesenheitsnotiz im Vertrieb kann beispielsweise kurz und bündig wie folgt formuliert werden:

Sehr geehrte Damen und Herren,

herzlichen Dank für Ihre Nachricht. Da ich mich bis einschließlich 14. August im Urlaub befinde, erreicht Sie diese automatisch gesendete E-Mail. Sobald ich am 15. August wieder im Büro bin, werde ich mich selbstverständlich um Ihr Anliegen kümmern.

In dringenden Fällen wenden Sie sich gerne an meine Kollegin Martha Musterfrau. Sie ist erreichbar per Telefon unter 01234/56789 und per E-Mail unter martha.musterfrau@musterfirma.de.

Ansonsten danke ich für Ihre Geduld!

Mit freundlichen Grüßen,

Max Mustermann

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Dear Sir or Madam,

thank you for your message. Please note that I am currently out of office. I will return to the office on August 15th.

Your e-mail will not be forwarded. Please do not hesitate to contact my colleague Martha Musterfrau (phone: 0123-4566789; e-mail: martha.musterfrau@musterfirma.de) in urgent cases.
Thank you very much.

Best regards

Max Mustermann

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Fazit: Eine professionelle Abwesenheitsnotiz im Vertrieb zu erstellen, funktioniert nicht zwischen Tür und Angel. Im Gegenteil: Man muss schon etwas Zeit und Arbeit investieren. Trotzdem lohnt sich die Mühe. Denn man hinterlässt nicht nur einen guten Eindruck bei seinen Kunden, sondern kann seinen Urlaub auch viel beruhigter genießen.


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Beitragsbild: Adobe Stock | burdun

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