Dienstreise: Checkliste zur optimalen Vorbereitung

Im Vertrieb gehört die Dienstreise für viele zum Arbeitsalltag. Wenn es zu Kundenterminen außerhalb des Büros geht, gilt es nicht nur, sich auf das individuelle Gespräch vorzubereiten, sondern auch die eigene Reise zu planen. Dabei kann allerhand schiefgehen, wie kürzlich eine Studie zeigte. Danach scheitert so manche Reise und pünktliches Erscheinen nicht auf Grund „höherer Mächte“, sondern wegen banaler Vergesslichkeit. Im Folgenden haben wir ein paar Tipps und eine Checkliste zusammen gestellt, die bei der Vorbereitung der Dienstreise helfen.

dienstreise

Grundlegendes zur Vorbereitung der Dienstreise

Je länger die Dienstreise dauert und vor allem dann, wenn es ins Ausland geht, ist eine frühzeitige Vorbereitung ratsam. Vor allem die Reisedokumente wie Reisepass oder Visum müssen beantragt/zusammengestellt werden. Darüber hinaus können ein Auslandskrankenschein, bestimmte Impfungen sowie eine Reiserücktritts- oder Gepäckversicherung erforderlich sein.

Dabei kann für die Zeit der Abwesenheit eine Vertretung im Büro sinnvoll sein, die als Ansprechpartner für die Kunden fungiert, sofern man unterwegs keine Anrufe beantworten kann. In manchen Fällen kann eine E-Mail-Weiterleitung, eine Abwesenheitsnotiz oder eine Telefonumleitung notwendig sein.

Hotel und Anreise buchen

Falls eine oder mehrere Übernachtungen am Zielort geplant sind, sollte man das Hotelzimmer möglichst zeitnah buchen, um gegebenenfalls günstigere Konditionen zu erhalten. Dabei kann bei der Wahl des Hotels die Nähe zum Kundentermin, zum Bahnhof oder Parkmöglichkeiten sowie die Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel eine Rolle spielen. Wenn kein eigener Dienstwagen zur Verfügung steht, sollte die Buchung von Mietwagen beziehungsweise Bahn oder Flug ebenfalls rechtzeitig erfolgen. Auf jeden Fall sollte man mit einem ausreichenden Zeitpuffer planen. Denn mit Stau oder Verspätungen ist immer zu rechnen.

Was muss mit?

  • Ausweis/Reisepass/Führerschein/Bahncard
  • Ggf. Visum
  • Krankenversichertenkarte
  • Ggf. Auslandskrankenschein
  • Ggf. Reiserücktritts-/Gepäckversicherung
  • Kreditkarte/EC-Karte/Bargeld
  • Buchungsunterlagen für Hotel/Mietwagen/Flug/Bahn
  • Reiseplan
  • Unterlagen für den Kundentermin
  • Mobiltelfon/Laptop/Tablet PC
  • Ladegeräte/Adapter
  • Kleidung
  • Kleine Reiseapotheke (z. B. Aspirin, Magentabletten etc.)

Bild: Kate Ter Haar | flickr.com | CC by 2.0 | Ausschnitt

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