Meetings effizient gestalten – Tipps für gelungene Besprechungen

Meetings: Jeder kennt sie, jeder würde sie gerne ändern oder gar vermeiden. Die Meetingkultur hat in vielen Unternehmen der heutigen Zeit überhandgenommen. Themen doppeln sich, es entstehen ausufernde Diskussionen und am Ende gibt es keine Lösung für bestehende Probleme. Hier hilft es, sich im Vorfeld zu fragen: Wozu wird das Meeting abgehalten?  Was ist das Ziel hinter dem Meeting? Es gibt einige hilfreiche Tipps, mit denen Sie in Ihrem Unternehmen dafür sorgen können, Meetings möglichst effizient für jeden Teilnehmer zu gestalten!

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Meetings richtig planen

Planung ist in vielerlei Hinsicht alles, so auch in Bezug auf Meetings. Hier sind gleich mehrere Faktoren wichtig: Wer muss/soll an dem Meeting teilnehmen? Wann soll das Meeting stattfinden? Wie viel Zeit wird benötigt? Was beinhaltet die Agenda? Wer moderiert das Meeting? Was soll erreicht werden? Wenn Termin, Zeit, Teilnehmer und Moderatoren feststehen, dann geht es an die Vorbereitung. Hierzu gehören folgende Punkte:

  • erstellen Sie eine Agenda, die für alle Teilnehmer einsehbar ist
  • planen Sie Zeiten für die zu besprechenden Punkte ein
  • entscheiden Sie, wer für welches Thema/welchen Bereich verantwortlich sein wird
  • formulieren Sie konkrete Fragestellungen bzw. Zielsetzungen für das Meeting

Meetings sinnvoll lenken

Eine Moderation während eines Meetings ist insbesondere deshalb so relevant, weil der Moderator zudem für die Einhaltung der Zeit sorgen kann. Bei größeren Meetings kann im Vorfeld hierfür sogar ein separater Zeitnehmer festgelegt werden. Neben der Zeit sind natürlich die Inhalte besonders wichtig. Für lange Diskussionen ist in vielen Meetings kein Platz. Hier gilt es, dafür zu sorgen, dass die Zielsetzung oder Fragestellung klar ist. Aber was ist zu tun, wenn ein Thema doch mehr Zeit in Anspruch nimmt als eingeplant? Bestimmen Sie Personen, die sich bis zum nächsten Termin näher mit dem Thema auseinandersetzen und an der Lösungsfindung arbeiten. In diesen Fokusgruppen wird das Thema dann bis zum nächsten Meeting aufbereitet.

Nachbearbeiten und Nachhalten

In den meisten Meetings kommen, trotz festgelegter Agenda, zusätzliche und neue Fragen auf, die eine Nachbearbeitung erfordern. Daher ist es ratsam, bei jedem Meeting jemanden zu bestimmten, der ein Protokoll führt, um besprochene Themen und Entscheidungen festzuhalten. Durch die Ausgliederung neu evaluierter Themen während eines Meetings ist es möglich, den Fokus während der Besprechung beizubehalten und die zusätzlich aufkommenden Themen für separate Besprechungen nachzuhalten.

Nach dem Meeting ist vor dem Meeting

In vielen Fällen ergeben sich aus Besprechungen mit mehreren Teilnehmern meist neue Themen oder Themen, die doch länger in der Bearbeitung dauern. Hier ist es wichtig, sich nicht dazu verleiten zu lassen, für alle aufkommenden Probleme und Themen direkt während der Besprechung eine Lösung finden zu wollen. Priorisieren und Nachbereiten lautet an dieser Stelle die Devise. In Follow-Ups können nachbereitete Themen dann als einzelner Punkt der Agenda bearbeitet und im besten Fall abgeschlossen werden. Die Zeit, die in Meetings mit Diskussionen verschwendet wird, kann an anderer Stelle effizienter genutzt werden, dies sollte man sich hin und wieder in Erinnerung rufen.

Das Wichtigste zum Schluss: Feedback

Kein Meeting kann schon von Anfang an perfekt sein. Auch wenn alle Vorbereitungen getroffen wurden und die richtigen Leute dem Meeting beiwohnen, so kann es dennoch schwierig sein, das Meeting von Anfang an effizient zu gestalten. Doch was ist dann zu tun? Nach Feedback fragen! Die Meetingteilnehmer sollten am besten wissen, in welchen Phasen das Meeting gut, schlecht oder effizient war. Durch ehrliches und direktes Feedback der Teilnehmer wird eine Verbesserung zukünftiger Meetings und deren Struktur ermöglicht.

Sinnvolle Fragen zur Verbesserung der Meetingkultur

Die Teilnehmer sind die besten Interviewpartner, wenn es darum geht, die Meetingkultur innerhalb eines Unternehmens zu verbessern. Das Erfragen von Problemen in Meetings und das Einholen von Vorschlägen zur Verbesserung sind die besten Mittel, um langfristig effiziente und effektive Meetings innerhalb einer Organisation zu gestalten. Fragen, die hier besonders hilfreich sind:

  • Ideen und Vorschläge der Mitarbeiter zur Verbesserung
  • Änderungsvorschläge zur Steigerung der Effizienz von Meetings
  • Sammlung von Maßnahmen, die zu testen/umzusetzen sind

Nicht alle Meetings sind gleich

Natürlich kommt es auch vor, dass sich die Meetings innerhalb von Unternehmen und Organisationen stark unterscheiden. Dies ist abhängig von den Abteilungen und Personen, die an den Besprechungen teilnehmen. So ist in Vertriebsmeetings sicherlich eine andere Dynamik festzustellen, als in Meetings der IT.

Wie können Vertriebsmeetings produktiver gestaltet werden?

Im Vertrieb sind Meetings jedoch ein selbstverständlicher Bestandteil des Arbeitsalltags. Viele empfinden Vertriebsmeetings als störend und unproduktiv. Vor allem wenn es nur darum geht, die neusten Zahlen zu diskutieren und gleichzeitig wertvolle Zeit zum Verkaufen verloren geht. Was also tun? Auch hier finden sich die Grundlagen der effektiven Meeting Gestaltung wieder:

  • Planen und informieren
  • Klare Zielsetzung formulieren
  • Motivation für Vertriebsmeetings steigern
  • Nachhalten der Ergebnisse

Grundlegende Meetingstruktur einfügen

Hier ist klar erkennbar, dass bestimmte Mittel und Methoden hilfreich sind, um langfristig Meetings effizient und produktiv zu halten, egal ob es sich dabei um Vertriebsmeetings, Marketingmeetings oder Termine für das ganze Unternehmen handelt. Neben dem grundlegenden Aufbau gibt es vor allem auch Tipps, die von jedem Meeting Organisator beherzigt werden sollten. Hierzu gehören:

  • im Vorfeld entscheiden, ob sich ein Meeting für entsprechendes Thema lohnt oder dieses vielleicht auf anderem Weg gelöst werden kann
  • moderate Teilnehmerzahl festlegen (zu viele Teilnehmer ziehen das Meeting meist in die Länge)
  • das Hauptthema während der Besprechung nicht aus den Augen verlieren

Titelbild: Adobe Stock; REDPIXEL

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