Meetings effizient gestalten – Tipps für gelungene Besprechungen

Jeder kennt es, jeder würde es gerne ändern. Die Meetingkultur hat in vielen Unternehmen der heutigen Zeit überhandgenommen. Themen doppeln sich, es entstehen ausufernde Diskussionen und am Ende gibt es keine Lösung für bestehende Probleme. Hier hilft es sich im Vorfeld zu fragen: Wozu wird das Meeting abgehalten?  Was ist das Ziel hinter dem Meeting? Es gibt einige hilfreiche Tipps, mit denen Sie in Ihrem Unternehmen dafür sorgen können, Meetings möglichst effizient für jeden Teilnehmer zu gestalten!

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Planen Sie Meetings richtig

Planung ist in vielerlei Hinsicht alles, so auch in Bezug auf Meetings. Hier sind gleich mehrere Faktoren wichtig: Wer muss/soll an dem Meeting teilnehmen? Wann soll das Meeting stattfinden? Wie viel Zeit wird benötigt? Was beinhaltet die Agenda? Wer moderiert das Meeting? Was soll erreicht werden? Wenn Termin, Zeit, Teilnehmer und Moderatoren feststehen, dann geht es an die Vorbereitung. Hierzu gehören folgende Punkte:

  • erstellen Sie eine Agenda, die für alle Teilnehmer einsehbar ist
  • planen Sie Zeiten für die zu besprechenden Punkte ein
  • entscheiden Sie, wer für welches Thema/welchen Bereich verantwortlich sein wird
  • formulieren Sie konkrete Fragestellungen bzw. Zielsetzungen für das Meeting

Das Meeting lenken

Eine Moderation während eines Meetings ist insbesondere deshalb so wichtig, weil der Moderator zudem für die Einhaltung der Zeit sorgen kann. Bei größeren Meetings kann im Vorfeld hierfür sogar ein separater Zeitnehmer festgelegt werden. Neben der Zeit sind natürlich die Inhalte besonders wichtig. Für lange Diskussionen ist in vielen Meetings kein Platz sein. Hier gilt es dafür zu sorgen, dass die Zielsetzung oder Fragestellung klar ist. Doch was ist zu tun, wenn das Thema doch länger dauert als eingeplant? Bestimmen Sie Personen, die sich innerhalb der Zeit bis zum nächsten Termin näher mit dem Thema auseinandersetzen und an der Lösungsfindung arbeiten. In diesen Fokusgruppen wird das Thema dann bis zum nächsten Meeting aufbereitet. Seien Sie sich im Klaren darüber, dass während Meetings meist Themen aufkommen, die eine Nachbearbeitung erfordern. Daher ist es ratsam bei jedem Meeting jemanden zu bestimmten, der ein Protokoll führt, um besprochene Themen und Entscheidungen nachzuhalten.

Nach dem Meeting ist vor dem Meeting

In vielen Fällen ergeben sich aus Besprechungen mit mehreren Teilnehmern meist neue Themen oder Themen, die doch länger in der Bearbeitung dauern. Seien Sie sich dessen bewusst. Hier sollten Sie sich nicht dazu verleiten lassen, für alle aufkommenden Probleme und Themen direkt während der Besprechung eine Lösung zu finden. Priorisieren Sie und lassen Sie Themen nachbearbeiten. In Follow-Ups können nachbereitete Themen dann als einzelner Punkt der Agenda bearbeitet und im besten Fall abgeschlossen werden. Die Zeit, die in Meetings mit Diskussionen verschwendet wird, kann an anderer Stelle effizienter genutzt werden, dies gilt es sich hin und wieder in Erinnerung zu rufen.

Das Wichtigste zum Schluss

Kein Meeting kann schon von Anfang an perfekt sein. Auch wenn alle Vorbereitungen getroffen wurden und die richtigen Leute dem Meeting beiwohnten, so kann es dennoch schwierig sein, das Meeting von Anfang an effizient zu gestalten. Doch was ist dann zu tun? Nach Feedback fragen! Die Meetingteilnehmer sollten am besten wissen, in welchen Phasen das Meeting gut, schlecht oder effizient war. Durch ehrliches und direktes Feedback der Teilnehmer, wird eine Verbesserung zukünftiger Meetings und deren Struktur ermöglicht. Fragen Sie direkt, welche Ideen und Vorschläge die Mitarbeiter selber haben. Was würden die Kollegen ändern, um die Meetings effizienter, interessanter und besser zu gestalten. Die Teilnehmer selbst werden im besten Fall Ideen haben, welche Maßnahmen in Zukunft dazu führen werden, dass die Meetings innerhalb des Unternehmens effizienter werden.

Titelbild: Adobe Stock; REDPIXEL

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